Si le fax peut sembler archaïque, il est pourtant un moyen sûr d’échanger de l’information confidentielle. Jean Champagne, Président et CEO de XMedius, spécialiste mondial de l’échange sécurisé de documents pour les entreprises, présente un certain nombre d’arguments dans ce sens.
Actuellement, il est presque impossible d’assurer un niveau de sécurité adéquat dans un système d’information centralisé : aires de travail non sécurisées, outils de gestion de l’information non sécuritaires, systèmes de communication désuets, etc.
Pour pallier ces lacunes, plusieurs industries se sont dotées de législations imposant des restrictions sur la façon dont certaines informations doivent être manipulées et entreposées. Bien que l’utilisation du courriel soit très répandue, elle reste à proscrire pour l’envoi de certains types de documents comportant de l’information sensible ou confidentielle tel qu’un numéro de carte de crédit ou de dossier patient. En France, il est actuellement illégal d’échanger des dossiers médicaux autrement que par des moyens autorisés et l’utilisation du courriel est strictement interdite. De plus, bien que pratique et facile d’utilisation, les services de stockage en ligne ne répondent pas non plus aux besoins de sécurité des sociétés, qu’elles soient réglementées ou non.
Quand les salariés tentent de contourner les contrôles IT
Selon Gartner, la taille du marché de partage et d’échange sécurisé de documents était estimée à 834 millions € en 2015. De plus, une progression de 7,4% de ce marché est prévue en Amérique du Nord et en Europe cette année. Toujours selon Gartner, l’enjeu principal des sociétés concernant la technologie de l’information réside dans la capacité de limiter la fuite des données confidentielles, tout en s’adaptant à la réforme des outils IT entraînée par la demande des utilisateurs d’accéder à des solutions toujours plus rapides, efficaces et simples.
En effet, pour reprendre le contrôle et limiter l’utilisation d’outils d’échange non sécurisés tels que le courriel ou des solutions comme Dropbox ou Wetransfer pour ne nommer que celles-là, les organisations n’ont d’autres choix que d’offrir à leurs employés des solutions d’échange sécurisées, calquées sur la facilité d’utilisation et l’accessibilité du courriel ou des plateformes en ligne. Une tendance dite «d’ombrage» est actuellement observée chez les équipes IT, visant à monitorer et bloquer l’utilisation de ces services Web. Toutefois, à défaut d’avoir accès à des outils d’échange adaptés aux pratiques de travail modernes, les salariés tenteront de contourner les contrôles IT, exposant ainsi leur employeur à un risque élevé de violation de l’information. Quelques solutions adaptées aux entreprises répondent à ces besoins sur le marché, telles que les logiciels de signature électronique et de courriel crypté. Ces solutions requirent souvent le téléchargement d’un logiciel, la création d’un compte, la mise en place de règles et processus rendant leur utilisation complexe et fastidieuse. Il existe cependant une solution éprouvée qui se démarque par sa technologie de communication point-à-point, quasi impossible à intercepter, sécurisée et très facile d’utilisation : le fax.
Il est quasiment impossible de manipuler le contenu d’un fax
Le fax, tel que vous le connaissiez, a grandement évolué au cours des années. Avec les solutions logicielles et sur le Cloud, il est dorénavant très facile d’envoyer un fax à partir d’une page Web sécurisée ou d’un client de courriel comme Microsoft Outlook en choisissant un numéro de fax au lieu d’une adresse courriel. Le contenu du fax est acheminé électroniquement comme un courriel, sans jamais être imprimé sur un médium papier. Il peut ensuite être facilement classé ou archivé dans un réseau ou sur un serveur. Son utilisation dans le secteur de la santé est très répandue en raison de sa grande sécurité et de la preuve de transmission fournie par l’accusé réception. En effet, il est quasiment impossible de manipuler le contenu d’un fax et de l’intercepter alors qu’un courriel peut être intercepté assez facilement.
Ainsi, ce moyen de communication qui de prime abord pouvait sembler archaïque reste encore aujourd’hui le moyen le plus sécuritaire d’échanger de l’information confidentielle. Considérant la menace croissante des vols d’identité et ses conséquences financières pour les organisations, ainsi que les préoccupations grandissantes des consommateurs quant à la sécurité de leurs données personnelles, on ne peut qu’affirmer que le fax n’est pas prêt de mourir.
